Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP  

Sebelum sampai pada pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, diperlukan adanya arsip atau surat yang diterima, yang selanjutnya akan digunakan sebagai contoh prosedur diatas. Contoh surat tersebut antara lain sebagai berikut.

Setelah ada contoh surat masuk, maka aktivitas penyimpanan dan penemuan kembali surat dilakukan dengan data yang berasal dari surat tersebut.

Langkah – langkahnya sebagai berikut: 

1.      1. Warkat – warkat yang masuk diteliti dan dikelompokan.

Warkat – warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

2.      2. Penelitian tanda pelepas.

Suatu warkat baru boleh disimpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata – kata seperti: simpan, arsipkan, File, deponeer/ Dep = simpan, atau paraf dan sejenisnya yang biasa dipakai oleh pimpinan sebagai bukti tanda pelepas.

3.      3. Menetapkan indeks dan kode arsip yang diambil dari daftar klasifikasi.

Warkat – warkat yang telah mempunyai tanda pelepas harus diindeks berdasarkan peraturan yang berlaku di suatu perusahaan.

4.      4. Pemberian kode warkat.

Kode warkat diperlukan sebagai dasar penempatan didalam laci, dibelakang Guide dan didalam Folder mana suatu warkat akan disimpan.

5.      5. Penyortiran.

Kegiaan memisah – misahkan warkat berdasarkan kode yang telag ditetapkan.

6.      6. Penyimpanan dan penataan warkat

Menaruh atau menyimpan warkat kedalam folder masing – masing berdasarkan kode abjad yang telah ditetapkan, dan menyusunnya menurut ketentuan yang berlaku.Warkat/surat diberi kode arsip (Contoh: Pr), maka warkat / surat disimpan pada laci M – S, dibelakang Guide P, Folder Pr.Kartu indeks disimpan pada laci P, sesuai dengan huruf Pr yang tertera pada kartu indeks.

7.      Pemeliharaan, perawatan, penyiangan, dan pemusnahan arsip menurut peraturan yag berlaku.

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah  langkah sebagai berikut : 

1.      1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipija.

2.      2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks.

3.      3. Melihat Kartu Indeks untuk melihat jode arsip.

4.      4. Mengambil arsip ditempat penyimpanannya berdasarkan kode dan menggantinya dengan Bon Pinjam Arsip (Out Slip) yang telah diisi dengan lengkap.

5.      5. Menyerahkan arsip kepada peminjam.